報點系統操作手冊

一場活動從收報名、寄通知信、現場報到、現場收費、分組分寢室、印名牌，到最後匯出結算，全部在同一個後台做完。報名者的資料只填一次，後面每一關直接接著用。

你會用到兩種畫面：

📌 建議用電腦操作。報到、收費請在報到處放一台筆電接條碼機，刷名牌條碼或報名者信裡的 QR code 就完成。

1. 先有編號，才能點名、收費。 在「📊 報名狀況」按「⚡ 分配編號」，名牌上的條碼、點名、記帳都靠這組編號。
2. 先排好點名場次，才能收費。 收費是「一個人 × 一天」記一筆，所以要先在「📋 點名設定」把哪幾天要點名排好、按儲存。

⚠️ 順序反了系統會直接擋下並告訴你缺什麼，不會壞掉，但會多跑一趟。

每一頁的工具列最左邊都有「❓ 引導」。按下去，系統會把這一頁的每個區塊和按鈕一顆一顆亮起來，旁邊用小卡告訴你它是做什麼的，按「下一步 →」看完就結束。純說明、不會改到任何資料，放心亂按。

這本手冊講「什麼時候做什麼」；某顆鈕是幹嘛的，按引導最快。

首頁右上按「✨ 建立新活動」，系統會一步一步帶你把「連結發出去之前該決定的事」填完。走完第八步按「🚀 建立活動」，活動和報名表連結才會真的產生。

中途離開沒關係，草稿會留在你的瀏覽器，下次進來會問你要不要續填。

📌 第 4、5、6、7 步什麼都沒動就按下一步（或「略過此步」），系統會問你「這場活動不需要這個功能嗎？」。選「不需要」它就幫你關掉，之後隨時可以在「⚙️ 系統設定 → 🧩 功能模組」打開。第 6 步選「不需要，關閉場地預約」的話，活動建好之後左側就不會出現「🏘️ 場地預約」分頁；已經綁了場地單位就不會問。

每年都要辦、每期都要開的活動，只要設定一次：

1. 在精靈第 1 步「📋 從範本開始」按「💾 把目前設定存成範本」，或第 8 步按「💾 把這次的設定存成範本」；建好之後也可以在「⚙️ 系統設定」按「📋 存為活動範本」。報名表、名額、信件、點名時段、分組、名牌、功能開關會整包存起來。
2. 下一場在精靈第 1 步的下拉選「📂 匯入我的範本…」，挑一份，整包帶回來，改名稱和日期就能用。

分組（「💾 存為範本」）和信件（「💾 存為範本」）也各自有範本，在各自的分頁裡。

精靈裡填的東西，之後都在「⚙️ 系統設定」改：活動名稱、日期、名額、報名表欄位、對外展示、功能模組。改完記得按「💾 儲存設定」，鈕上有小圓點就代表還有沒存的修改。

⚠️ 活動配額有上限（一般方案 6 場、專業 12 場、進階 18 場，同時進行）。滿了按「✨ 建立新活動」會被擋下，先把辦完的活動結束掉，或到會員中心升級。

在精靈第 2 步或「⚙️ 系統設定 → 📝 個資與報名欄位」：

• 姓名、Email 固定會收，不用設。
• 其他題目按「📚 從題庫新增」挑：性別、電話、出生年、飲食習慣、衣服尺寸、緊急聯絡人……都有，而且格式檢查已經幫你設好。
• 題庫沒有的按「＋ 新增問題」自己出，可以選簡答、下拉、單選、複選、日期。
• 排好按「👁️ 預覽報名表」看看報名者會看到什麼。

個資聲明留白就用系統預設的，不會空白。

• 總人數上限：精靈第 3 步或「⚙️ 系統設定 → ⚙️ 基本設定」。填 0 就是不限。超過的人自動變備取。
• 分類名額：例如「素食 30 位、葷食 70 位」。按「＋ 新增分類上限」設。前提是報名表裡要有一題是下拉或單選（例如飲食習慣），才有東西可以分。

1. 「⚙️ 系統設定 → ⚙️ 基本設定」確認「開放報名」是開的。
2. 活動頁頂列按「🔗 公開報名表」，複製連結。
3. 貼到 LINE 群組、公告、海報 QR 都可以。

報名者那邊：開連結 → 用 Google 登入 → 填表 → 捲完個資聲明勾同意 → 確認送出。一個人可以幫全家報（完成頁有「再次填寫」）。

⚠️ 報名一定要 Google 登入，長輩事先提醒要有 Gmail。連結貼在 LINE 群組沒問題：在 LINE 裡點開會自動改用手機的瀏覽器開啟；萬一沒跳成功，畫面會提示他點右下角「⋯」選「以其他瀏覽器開啟」。

報名爆量想提前關：把「開放報名」關掉，立刻生效。

系統依報名順序和名額自動判定。要手動調就按那一列的「⬆」轉正取、「⬇」降備取；要全部重判按「🔀 重算正備取」。找人用搜尋框、狀態下拉，或「➕ 欄位篩選…」依報名欄位過濾。

⚠️ 「⬇ 降備取」會把那個人的編號清掉。名牌已經印了、報到信已經寄了的話，要重做。

1. 先想好編號前綴（預設 A，編號長這樣：A000001）。要改到「⚙️ 系統設定 → ⚙️ 基本設定」改，分配編號之前改好。
2. 按「⚡ 分配編號」。只有正取會有編號。

之後又有人報名，再按一次就好，只會補給還沒有編號的人，不會動到已經有編號的。

⚠️ 「🧹 清空編號」會連點名紀錄一起清掉，不能復原。活動當天絕對不要按。

1. 用表頭的全選勾人（只勾得到「正取、有編號、有 Email」的人）。
2. 按「🔄 重新發送報到通知」→「📨 確認寄出」。

信裡會有報到編號和 QR code，活動當天出示就能刷。名單上的「✉️」欄看得到誰寄成功了；要補寄一個人按那一列的「🔄」。

紙本先收的、或從 Excel 來的名單，按「📥 匯入名單」：先按「📥 下載匯入範本」用它當底稿，貼回來或上傳 .xlsx／.csv，按「⬇ 匯入」。匯入的人一律算正取，一次最多 200 筆，多的分批。

要改某個人的資料按那一列的「✏️」；要匯出名單按「📤 匯出 CSV」（有篩選時只匯出篩到的）。

⚠️ 自動寄的信，開關打開之後就不要再手動按「📨 立即發送」或「📨 立即寄出」，會寄兩封。

1. 先填聯絡資訊（做一次就好）：「📇 聯絡資訊」小分頁填單位名稱、聯絡人、電話。每一封信最下面會自動附上。
2. 用變數寫一封通用的信：信件上方有 {{姓名}}、{{編號}}、{{活動}}、{{編號QR}} 這些標籤，點一下複製、貼進內文。寄出時每個人收到的會換成自己的資料。要放圖就在「🖼️ 信件海報」上傳，貼 {{海報1}}。
3. 寄之前先看：按「👁️ 預覽」看版面，按「📮 寄測試信」寄給自己看一眼，確定沒問題再按「💾 儲存發信設定」。沒存的話系統寄的還是舊版；剛上傳的海報也一樣，要存了才寄得出圖，所以有沒存的修改時按「📮 寄測試信」會先問你要不要儲存。

信的內容可以「💾 存為範本」，下一場「📂 匯入範本…」。

📌 哪些信有編號：「✅ 報名成功信」和「🕰️ 備取通知信」是報名當下寄的，那時候還沒分配編號，信裡的 {{編號}}、{{編號QR}} 會是空白，預覽和測試信也照這樣顯示。編號和 QR Code 請放在「🔔 活動提醒信」（寄之前記得先分配編號），或分配編號之後到「📊 報名狀況」按「🔄 重新發送報到通知」，系統會自動附上編號與 QR Code。「📮 寄測試信」寄的是報名成功信。

「📨 報名動態信」和「📊 點名統計信」在「📊 活動摘要」小分頁。進去先看到的是「👁️ 瀏覽」，信長什麼樣直接給你看；要改就按「📝 展開設定」。

1. 加收件人：按「➕ 新增收件人」，一人一列，填信箱和稱謂。
2. 用那一列的按鈕：「👁️ 預覽」看這一位會收到什麼 →「📨 寄此位」只寄給他 →「📋 複製」把整份設定複製成下一位（信箱留空）→「▼ 細項設定」展開調整 →「✕」刪除。螢幕比較窄時按鈕只顯示圖示，滑鼠移上去會出現說明。
3. 調細項：每位收件人可以各自決定要不要數據摘要、分類統計、附名單。總召看全營，組長只看自己那一組。
4. 排數據摘要（報名動態信）：版位選「自動排列」，或選「🔲 九宮格自訂」自己決定 3×3 每一格放什麼。要搬位置就按住「⠿」拖到另一格對調；手機先點一格的「⠿」、再點另一格。整排都空白的那一排，信裡不會留白。
5. 存檔：按上方「💾 儲存發信設定」。要馬上寄一次給全部收件人，按卡片下方的「📨 立即寄出」。

⚠️ 沒填收件人信箱就不會寄。開關開著但沒有收件人，離開發信設定時系統會提醒你。

📌 點名統計信的卡片上會直接寫「預計寄出：MM/DD HH:00 左右」。排程每小時整點檢查一次，活動一結束不會立刻寄；急著要就按「📨 立即寄出」。

分頁最下面的「📨 寄送紀錄」看每一筆成功或失敗，失敗的按「🔁 重寄」。「⏰ 提醒日計畫」看自動信接下來哪一天會寄，某一期不想寄就勾「🚫 不發信」再儲存。

進「📋 點名設定」，從上往下：

1. 選活動模式：單日／每週／每月／分梯次／自選日期（日期不規則的直接在月曆上點）。
2. 選時段：全天、上午、下午、晚上，可複選。每個時段可以設上課時間。
3. 填日期，按「🔍 產生點名場次預覽」。
4. 看一下預覽的場次對不對，選「⬇ 附加合併」，按「💾 儲存點名時程」。

⚠️ 產生預覽不等於存好。一定要按「💾 儲存點名時程」，不然當天點名頁會找不到場次。

⚠️ 設了上課時間，超過結束時間就不能點名（防事後補點）。活動常延後的話，時間設寬一點。

課臨時改期用「🔁 調整場次日期」，出席和收費紀錄會跟著搬過去。不要用「覆蓋合併」重做場次來換日，舊紀錄會被清掉。

1. 活動頁頂列按「📺 點名看板」，跳出小視窗。
2. 按「📋 複製連結」，傳給報到處。
3. 報到處的筆電打開連結、接上條碼機。

⚠️ 這條連結不用 Google 登入，拿到就能掃碼報到，不要公開張貼。外流了回同一個視窗按「🔄 重設連結」，舊的立刻失效，記得把新的重發給報到處。

想限定只有幾位工作人員能點名，到「📋 點名設定」打開「🧑‍💼 點名授權」，做法和記帳授權一模一樣：

1. 用下拉選報名者（要正取、已有編號），按「＋ 加入授權」；全部正取都要能點名就按「👥 全部加入」。
2. 「顯示名稱」可以改，這是點名表右上角顯示的登入者名字。
3. 按「💾 儲存授權名單」。沒按儲存，名單不會生效。

打開之後，點名表一進去會先出現登入畫面：點名的人刷自己的名牌條碼（報到編號），或手動輸入編號，登入後才能掃碼報到、手動勾選或取消出席。關掉授權＝拿到連結的人都能掃碼報到，名單只能看；關閉時授權名單會清空。

⚠️ 授權打開了卻沒加人，點名表會整個鎖住、沒人能點名。加完一定要按儲存。點名連結和授權者的編號都不要公開。

1. 點名頁打開會自動選今天的場次。
2. 勾「🔒 鎖定掃碼處」，這樣不管點到哪，游標都會回到掃碼框。
3. 拿名牌刷條碼，或刷報名者信裡的 QR code。刷完自動送出，畫面顯示「已報到」。

沒帶名牌、忘記編號的人：直接在掃碼框打姓名，從候選名單點選；或按「🔍 忘記編號？」輸入他的報名信箱補寄。

右邊看得到應到、實到、出席率。可以多台筆電同時開同一條連結，會互相同步。

📌 現場訊號一時斷線？照刷。那幾筆會先存在這台電腦、標「待寫入」，網路一回來自動補上。

回主控台「📋 點名設定」下半部，用「📅 點名日期」選那一天，在點名單直接勾「實到」。這裡勾＝那一天全部時段一起算到。

「📊 出席統計」可以換維度看（例如依組別、依飲食）。

1. 確認點名場次已經存好、編號已經分配（第四、六章）。
2. 「預設費用 NT$」填金額，按「套用到未繳者」。之後現場勾「已繳」就自動帶這個金額。
3. 決定要不要限定誰能收錢：
   • 收費的人固定一兩位 → 「🧑‍💼 記帳授權」關著，拿到連結就能收。
   • 多人分頭收、要逐人對帳 → 打開「🧑‍💼 記帳授權」，用下拉把收費的人加進去，按「💾 儲存授權名單」。收費的人到現場要先刷自己的編號登入。

⚠️ 授權打開了卻沒加人，整個記帳頁會鎖住、沒人能收。加完一定要按儲存。

1. 活動頁頂列按「💰 記帳看板」→「📋 複製連結」，傳給收費處（一樣免登入，不要公開）。
2. 記帳頁打開會自動跳到今天的場次。有開授權的話，收費的人先刷自己的編號登入。
3. 勾「🔒 鎖定掃碼處」，刷來繳費的人的名牌條碼，找到人後勾「已繳」。金額不對直接改，有狀況按「📝」寫備註（例如已匯款）。

其他天的場次只能看、不能改，不會記錯日。換人收費按「🚪 登出／換人」。

主控台「💰 記帳設定」由上往下：當日已收金額與繳費率 → 「📋 記帳明細」逐筆事件 → 「🧾 記帳對帳統計」每位收費者實收多少 → 「📊 繳費統計」依組別看 → 多日活動另有「📅 依點名日期統計」。

要修正別人記的帳，在主控台的記帳名單直接取消勾選。

📌 對帳看的是「最後狀態」：同一個人同一天中途換人收，會全部算在最後那位收費者名下。

1. 建格子：設「每組幾人」按「🏗️ 依人數建立」，系統自動建到夠；或在名稱框逐個「➕ 新增」；或「📂 匯入範本…」。寢室可以先建「區域」（例如 2F 男生區、4F 女生區），系統會照性別把關。
2. 設條件（要的話）：每張卡可以設「限定」，例如性別＝女，或「【目前組別】＝第 1 小隊」讓同一小隊坐同一桌；也可以「留空 N 位」保留給輔導員。
3. 自動派人：按「🖐️ 自動派發」一次排完。之後又有新報名，按「➕ 派發待分配」只把新人填進空位，不動已經排好的。
4. 拖曳微調：把人拖到別格；拖到已經有人的格子＝兩人交換；拖回左欄＝退回待分配。

⚠️ 排好一定要按「💾 儲存分組」。拖曳、派發都只是草稿，切分頁、切維度時沒存的會被問要不要捨棄。排一段存一次。

先排小組，再排餐桌和寢室，才能用「同一小隊坐同一桌」這種條件。

• 標籤色：左欄選一個條件（例如飲食＝素食）指定一個底色，成員卡、列印的分組表、Excel 都會上色，廚房一眼看出哪幾桌要出素食。
• 按日配置：多日活動每天用餐、住宿人數差很多時，打開「📅 按日配置」逐日各排一份。要先有點名場次日期。
• 列印：「🖨️ 列印分組表」給各組長、廚房、寮房管理。
• 範本：「💾 存為範本」留給下一場，三個維度各自獨立。

1. 進「🏷️ 名牌設定」，選直式或橫式 A4（一人一面一頁）。
2. 選「▲ 正面」。要底圖就按「🖼️ 匯入正面底圖」上傳自己設計的圖，用縮放滑桿或「⛶ 填滿」對位。
3. 從欄位庫按「＋」把姓名、編號、組別、桌次、寢室、條碼加到畫布，拖到想要的位置。點元素可以改字級、顏色、旋轉。
4. 要背面就切「▼ 背面」再排一次；「列印面」勾選決定哪一面要印。
5. 按「💾 儲存名牌設定」。
6. 按「👁️ 逐人預覽 → 列印」，抽查名字最長的那位有沒有超出，再按列印。瀏覽器列印視窗可以選「另存為 PDF」拿去外面印。

臨時加人：分配編號後，用逐人預覽翻到那個人，在列印視窗指定只印那一頁。

⚠️ 底圖上傳完一定要按「💾 儲存名牌設定」，不然下次進來不見。印之前拿一張實際用條碼機刷刷看。

1. 建場地單位：首頁按「🏘️ 場地預約」→「➕ 新增單位」輸入場地名稱（例如「○○國小」），或按「📂 以官方範本建立」一次帶入四類示範清單再改。
2. 填清單：點進單位，左側選「🛠️ 場地設定」，把餐桌、寢室、教室、器材填好，每一類填完按右上的「💾 儲存」。
3. 綁活動：左側選「🔗 綁定活動」，點活動卡片就綁上。綁一次，四類一起生效；一場活動只能綁一個場地單位。

綁定之後，各活動的分組頁會直接用這個場地的桌和房，別場活動佔走的會用灰色顯示、容量一起扣。

📌 看不懂就按右上的「❓ 引導」。它會換上一個示範場地，自己切分頁、一路「下一步 →」帶你走到底；示範資料在引導結束後就消失，不會動到你的資料。

點進一個單位，電腦版左側有五個分頁（手機、平板排在畫面上方）：

📌 綁定時如果和同一個場地的其他活動撞時段，活動卡片上會出現橘色提醒。這只是提醒，不會擋你綁定，要不要改時間由你決定。

「🛠️ 場地設定」上方有 🍽️ 餐桌／🛏️ 寢室／🏫 教室／🎛️ 器材四個小分頁，四類的填法都一樣：一列就是一張桌、一間房、一間教室或一種器材。

• 看統計：最上面一排是總計，有分區的話每一區各有一個小計，邊改邊算。
• 新增一筆：在新增那一排填區域（可不填）、名稱、容量，按「➕ 新增一筆」。
• 批次產生：名稱填「第N桌」、幾筆填 10，按「🏗️ 批次產生」，一次長出第1桌到第10桌（N 會換成 1、2、3…）。
• 直接改：清單裡每一格都可以直接改；點欄位標題可以排序；每列最右邊的「✕」刪除那一列。
• 按「💾 儲存」：沒按儲存都只是草稿。名稱空白或重複時，那一列會出現紅框並擋下儲存，改好再按一次。

⚠️ 切到別的小分頁或離開之前先按「💾 儲存」，沒存的修改會被問要不要放棄。

📌 活動結束時場地會自動釋放；之後重新開啟活動要再手動綁一次。流程系統開的是同一份場地預約，兩邊都能設定。

1. 補齊紀錄：「📋 點名設定」補漏點，「💰 記帳設定」核對「🧾 記帳對帳統計」。
2. 匯出存檔：「📤 資料匯出」按「⬇️ 下載 .xlsx」。一份 Excel 裡有報名名單、點名統計與清單、繳費清單與明細、分組安排（含顏色）各一個分頁。餐桌、寢室有分區的話，報名名單會多「餐桌分區」「寢室分區」兩欄，分組安排也會照分區排，順序和分組設定看到的一樣。有開按日配置的另外下載「餐桌按日」「寢室按日」。
3. 結束活動：「⚙️ 系統設定」按「🏁 手動結束活動」。報名表停止收件、場地釋放、活動列入已結束、釋出一個活動配額。按錯可以「↩️ 重新開啟」。

⚠️ 匯出要在結束活動之前做。關掉的功能模組不會產生對應的 Excel 分頁，匯出前確認該開的都開著。

「📜 操作日誌」記錄這場活動的每一筆操作：時間、誰、做了什麼。多人共管一場活動時，出事來這裡查。清空編號、覆蓋場次、刪除活動這類不可逆操作都會留下紀錄。

「⚙️ 系統設定 → 🗑️ 危險區」，要輸入完整活動名稱才能刪（視窗裡可按「📋 複製名稱」再貼上）。設定、名單、出席、收費、上傳檔案、日誌全部消失，連流程系統裡這場活動的請款憑證也一起清。刪之前先下載 Excel。